La importancia de los documentos está asociada a la fiabilidad, seguridad y transparencia de las actuaciones administrativas.
Los documentos suelen ser gestionados en archivos para preservar su valor, ya que contienen decisiones y memoria de lo actuado.
Por ello, pueden transmitirse de generación en generación, jugando un rol esencial en el desarrollo de la sociedad y la memoria colectiva.
Convenio escrito
Importancia de los documentos para la sociedad
Sin archivos, tanto las organizaciones como la sociedad en general no tendrían pasado ni futuro. Estos son esenciales para el desempeño de las personas en instituciones, ya que permiten tener información de la actuación de los demás. Para conocer la historia, es necesaria la documentación que respalda la información.
Los archivos promueven conocimiento, preservan nuestra memoria, difunden el patrimonio histórico, permiten el acceso ciudadano, y son garantía de protección de datos y propiedad intelectual
Además, la existencia de archivos impulsan la investigación tanto científica como histórica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, la transparencia, rendición de cuentas y agilidad para localizar la información. Es decir que los archivos :
- preservan
- garantizan
- promueven
- dan acceso
- y difunden conocimiento
Declaración Universal sobre los Archivos
Fue redactada en septiembre de 2010 y adoptada por la UNESCO a fines del año 2011. Es un paso importante para mejorar el conocimiento de los archivos entre los principales tomadores de decisiones y el público en general. Para mostrar interés por los derechos civiles y el patrimonio documental, se instó a la firma online mundial de dicha Declaración. De este modo se dio apoyo a los archiveros del mundo que protegen los archivos y los preservan para las generaciones venideras.
El Documento aboga por:
- protección de los derechos humanos
- establecimiento de una memoria social y colectiva
- el sostenimiento de gobiernos responsables y transparentes
- la accesibilidad universal del patrimonio documental del mundo
La importancia de los archivos requiere de la necesidad de reconocimiento de ellos. A partir de ello nos benefician como sociedad en el libre acceso a ellos enriqueciendo nuestro conocimiento de la sociedad, promoviendo la democracia, protegiendo los derechos de los ciudadanos, y mejorando la calidad de vida.
